Арча - расчеты с персоналом и отчетность...

23.07.2019 г.

Инструкция по создание отчета 6-НДФЛ для представления в налоговую инспекцию


Скачать инструкцию с картинками в формате WORD


Отчет 6-НДФЛ предоставляют в налоговую инспекцию налоговые агенты – российские организации, индивидуальные предприниматели и. т. п. (ст. 226 К РФ), от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы.


Сроки сдачи
Отчет 6-НДФЛ представляется не позднее последнего дня месяца, следующего за первым кварталом, полугодием и девятью месяцами года, годовой расчет сдается — не позднее 1 апреля (новая редакция п.2 ст. 230 НК РФ).
Подробнее о сроках сдачи отчета за 2019г. здесь.

Краткое содержание инструкции:
1. Предварительная настройка отчета 6-НДФЛ.
2. Внутренняя проверка отчета 6-НДФЛ на правильность составления отчета и возможных ошибок.
3. Создание, печать и запись на магнитный носитель отчета 6-НДФЛ .
4. Внешняя проверка отчета 6-НДФЛ программой Tester.

. 1. Предварительная настройка отчета 6-НДФЛ.
  1.1. Настройка расчетной ведомости (строка 110, 130 и 140 Раздела 2 отчета 6-НДФЛ).
Проверьте в меню Сервис/Настройки/Расчет зарплаты как формируется ведомость.
В программе есть 2 варианта расчета расчетной ведомости.
Подробнее о выборе варианта создания расчетной ведомости здесь.
Если выбран пункт «По команде…», то ведомость создается вручную. Дата выплаты по 110 строке заносится в меню Суммы/Занесение сумм персонально на вкладке Выплаты и Удержания.
Дата по 110 строки изменить можно 2 способами:
    1 Способ (массовый). Используется, когда уже рассчитали расчетную ведомость:
       - В главном меню выберите месяц, в котором рассчитана ведомость;
       - Зайдите в Суммы/Расчетная ведомость;
       - Далее выберите Операции/Заполнить дату во всех записях;
       - В открывшемся окне измените дату и нажмите Ок;
       - Программа запросит подтверждение на замену даты, нажмите Да;
       - Далее программа сообщит о том, в скольких записях была заменена дата выплаты заработной платы. Нажмите Ок. Дата поменяется во всех выплатах.
    2 Способ (персональный).
       - Два раза кликните мышкой по сотруднику, которому хотите изменить дату выплаты зарплаты;
       - В открывшемся окне откройте вкладку Выплаты и Удержания;
       - Два раза кликните мышкой на удержание, которое хотите отредактировать;
       - В открывшемся окне в поле Дата выплаты измените дату. Нажмите Записать. Программа поменяет дату выплаты.
Если выбран пункт «Автоматически…», то после начисления заработной платы программа сама рассчитывает ведомость т.е. сумму к выплате и сумму удержанного НДФЛ. Дата выплаты по 110 строке заносятся в меню Сервис/Настройки/Расчет зарплаты. Примечание. Если поле Формирование расчетной ведомости неактивное, нужно перейти на вкладку Сервис и в поле Внешний вид и конфигурация функций поставить точку Проф.
Если зарплата выплачивается с задержкой инструкция здесь
Если межрасчетная выплата создается отдельно от начисления зарплаты инструкция здесь

  1.2. Настройка Справочника удержаний (выплат) (строка 120 Раздела 2 отчета 6-НДФЛ).
Для ввода удержаний(выплат) откройте меню Сервис/Справочники/Справочник удержаний.
Для расчетной ведомости по умолчанию уже создано удержание. Его изменять не нужно.
При создании или редактировании удержания (выплаты) укажите наименование удержания, № колонки ведомости и Крайний срок перечисления НДФЛ (Рис. 1).


Рисунок 1


Аналогично заполните все остальные удержания, используемые при работе в программе. Эта настройка позволит автоматически заносить в форму 6-НДФЛ сведения по строке 120 (срок перечисления налога).
 Для выбора срока перечисления налога можно воспользоваться справочной таблицей:

Наименование выплаты

Срок перечисления

Оплата труда по трудовому договору

Следующий день за днем выплаты

Больничные, командировочные, отпускные

Последний день месяца

Остальные виды выплат

ст. 226 НК РФ

Аванс

Налог не удерживается


Примечание. Аванс не является зарплатой, поэтому НДФЛ с него не удерживается и не перечисляется. Сумма аванса формируется в составе зарплаты. Если с аванса удерживается налог, а потом рассчитывается расчетная ведомость, то начисления нужно поделить на две строки : 1 - с датой выплаты аванса, 2 - с датой выплаты зарплаты.

  1.3. Настройка даты начисления дохода (строка 100)
Теперь для каждого начисления дохода сотрудника должен быть заполнен реквизит Дата. При начислении заработной платы за отработанный месяц программа устанавливает по умолчанию дату получения дохода – последний день этого месяца (ст.223 НК РФ).
Дата дохода заносится в меню Суммы / Занесение сумм персонально (Рис. 2).


Рисунок 2


Примечание. Для межрасчетных выплат дата начисления и дата выплаты должны совпадать.
Для редактирования этой даты выделите начисление мышкой, нажмите Доходы/Редактировать запись о доходе. В окне Запись о виде дохода заполните поля Дата (рис 3).


Рисунок 3



2. Внутренняя проверка отчета 6-НДФЛ на правильность составления отчета и возможных ошибок.
После предварительной подготовки данных запустите проверку через меню Отчеты/Отчеты по НДФЛ/Проверка данных для 6-НДФЛ.
После успешной проверки приступайте к формированию отчета.

3. Создание, печать и запись на магнитный носитель отчета 6-НДФЛ.
Для получения файла со сведениями о налоге на доходы физических лиц откройте меню Отчеты / Отчеты по НДФЛ / 6-НДФЛ.
3.1. Заполните условия подготовки отчета.
     На вкладке Основные:
        -«Выбор лиц»;
       - «Период отчета»;
       - «Номер корректировки». Укажите номер в случае подачи корректирующих сведений;
       - «Уникальный идентификационный номер файла». При каждом формировании отчета нажмите на кнопку с зелеными стрелками для создания уникального номера файл;
        - «Место нахождения /учета/жительства». Указывается согласно порядку заполнения формы.
       - Заполнение 2 Раздела. По умолчанию галочка стоит – «Автоматически». Если нужно, чтобы раздел заполнялся вручную, то снимите галочку. Все данные, заполненные таким образом, в отчете при выходе сохранятся.
Примечание. В разделе 2 появится кнопка Заполнить 2 раздел. Нажав на кнопку программа сформирует блоки автоматически. Дальше можно будет редактировать отчет по своему усмотрению.
       - «Дата составления» считывается с системы компьютера. При желании ее можно изменить.
     На вкладке Дополнительные:
       - Разделение на кварталы :
       -по датам Удержания (строка 110),
       -по датам Срока перечисления (строка 120).
Если выбрали этот вариант не в 1 квартале, то обратите внимание на первые блоки. Они могут такие же как и в предыдущем отчете. Их нужно будет удалить.
       - Отчет при – Реорганизация (ликвидация) предприятия. В отчете в поле Период представления отразится соответствующий код.
3.2. Нажмите кнопку OК. Программа выведет на экран форму 6-НДФЛ.
3.3. Первая страница формы заполнится автоматически, исходя из реквизитов вашей организации (Сервис/Собственная организация).
3.4. Нажав на кнопку Дальше будут представлены разделы 1 и 2.
       1 Раздел.
       Заполняется автоматически нарастающим итогом по начисленным доходам сотрудников с начала расчетного периода.
       Строка 070 может не совпадать с 040 из-за декабрьской зарплаты, выплаченной в январе.
       Строка 080 заполняется только в случае, когда точно известно, что удержать НДФЛ нет возможности.
       2 Раздел.
       Заполняется автоматически на основании выплат в текущем квартале.
       В 130 и 140 строках есть кнопка с расшифровкой данных по сотрудникам.

3.5. Далее нажмите кнопку Печать.
3.6. Для записи файла нажмите кнопку Выход.
3.7. В открывшемся окне нажмите Да, далее укажите путь записи файла.
3.8. Далее нажмите кнопку ОК. Программа произведет запись вашего файла по указанному пути.


4. Внешняя проверка программой Tester.
Для проверки отчета используется проверочная программа Tester. Программа является официальной проверочной программой ИФНС.
Для установки проверочной программы воспользуйтесь ссылкой: Получить Tester с сайта ГНИВЦ (www.gnivc.ru)