Арча - расчеты с персоналом и отчетность...

01.10.2019 г.

Инструкция по расчету командировочных и суточных


Скачать инструкцию с картинками в формате WORD

Работодатель может направить сотрудника в командировку на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За рабочие дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.

Этапы расчета командировочных и суточных:
1. Порядок расчета командировочных и суточных;
2. Корректировка уже рассчитанных командировочных/суточных.

1 Порядок расчета командировочных и суточных:

  1. В списке выберите сотрудника, которому нужно рассчитать командировочные/суточные и зайдите в меню Суммы / Занесение сумм персонально;

  2. Выберите месяц, в котором будете начислять командировочные/суточные и зайдите Доходы / расчет По среднему заработку;

  3. На вкладке Период и заработок:

  4. 3.1. В пункте Период для расчета укажите период командировки сотрудника. При этом в расчет берутся только рабочие дни в командировке по табелю(Рис.1):


    Рисунок 1

    3.2. В пункте Средний заработок при выборе функции:

    • По последним 12 мес. - программа автоматически рассчитает из сумм дохода за 12 месяцев среднедневной заработок;

    • Вручную - окно Среднедневной заработок станет активным, для занесения суммы дохода сотрудника вручную.

    3.3. В пункте Табель и календарь

    • Использовать вместе - программа автоматически посчитает отработанные дни сотрудника по табелю.;

    • Вручную - окно Отработанные дни станет активным, что позволит занести вручную отработанные дни.

    3.4. В пункте Справка о заработной плате производится расчет среднего заработка сотрудника исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

    3.5. Для занесение сумм заработка вручную снимите галочку в поле Заработок (Рис.2).


    Рисунок 2

  5. На вкладке Расчет представлен итоговый расчет командировочных (Рис.3):


  6. Рисунок 3

  7. Если вы хотите рассчитать сотруднику суточные, то на вкладке Суточные, поставьте галочку «Расчет суточных». Календарные дни берутся за весь период командировки, в т.ч. и выходные дни.
    Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в Положении о командировках.
    Размер суточных меняется на вкладке "Нормы".

    Примечание: На закладке «Нормы» прописан размер суточных (700р.), не подлежащий обложению НДФЛ в соотв. с п.3 ст.2017 НК РФ и действующий на момент выпуска версии программы. Вы можете поменять его, но это изменение будет действовать только для текущего расчёта.
    Далее рассчитывается размер суточных и делится на облагаемую и необлагаемую НДФЛ части (Рис.4):


  8. Рисунок 4

  9. Вкладка Выплата позволит сделать запись о выплате командировочных и суточных:


    • Если выплата командировочных не предполагается в ближайшее время, то снимите галочку «Создать запись о выплате» (Рис.5).

      Если выплата предполагается, то:

    • Укажите даты выплат;

    • Выберите соответствующее наименование выплат, отличное от расчетной ведомости (Рис.5):
      Примечание. Запись о выплате можно сделать отдельно для командировочных и отдельно для суточных при помощи соответствующих галочек.


    • Рисунок 5

    • Если нужного наименования в списке нет, создайте соответствующие наименования в справочнике удержания (Сервис/Справочники/Справочник удержаний);

    • Поле Одновременно удержано НДФЛ отражает сумму фактически удержанного НДФЛ. Для изменения налога отожмите галочку и занесите нужную сумму (Рис.6).


    • Рисунок 6


  10. На вкладке Сохранение результата укажите наименования колонок ведомости для командировочных и для суточных.

    • Если стоит галочка «Занести период командировки в табель», то в табеле преставится соответствующая отметка – К;


    Рисунок 7

  11. После нажмите на кнопку Печать.

  12. Если перечисление отпускных происходит на банковскую карточку снимите галочку в поле Печатать расходный кассовый ордер.
    Программа выдаст форму «Расчет среднего заработка для расчета командировочных». При необходимости распечатайте ее.

  13. Далее нажмите на кнопку Записать, потом кнопку Да, программа выйдет из расчета командировочных и запишет суммы в тот месяц, из которого был вызван расчет (Рис.8). Если была рассчитана сумма суточных, то она запишется отдельной строкой. В случае, когда размер суточных, установленный в организации, превышает размер суточных, не подлежащих обложению НДФЛ, суточные записываются двумя строками (в одной строке суточные будут не облагаемые НДФЛ, в другой - облагаемые).


Рисунок 8

2 Корректировка уже рассчитанных командировочных.

2.1. Если запись о доходе командировочных рассчитана неверно.

2.1.1. Измените запись о доходе. Для этого:

    • Зайдите в пункт меню Суммы/Занесение сумм персонально в месяц когда были начислены командировочные;

    • Для редактирование суммы командировочных встаньте на запись о доходе;

    • Выберите Доходы/Редактировать запись о доходе;

    • Измените сумму командировочных (Рис.8):


Рисунок 8

2.1.2. Чтобы удалить запись о доходе:

    • Выберите Доходы / Удалить запись о доходе.

Примечание: При удалении записи о доходе в табеле период командировки не удаляется.

2.1.3. Для нового расчета командировочных, вновь запустите "Расчет По среднему заработку".

2.2. Если запись о выплате командировочных неверная.

2.2.1. Измените запись о выплате. Для этого:

    • Зайдите в пункт меню Суммы/Занесение сумм персонально;

    • Откройте месяц, когда была произведена выплата;

    • Откройте вкладку Выплаты и удержания;

    • Выделите запись о выплате командировочных правой кнопкой мыши, выберите Удалить запись об удержании/ Редактировать запись об удержании

    • Затем произведите Расчет выплаты на дату, заполнив данные для этой записи.

2.3. Если приобретен дополнительный модуль "Кадровые документы есть возможность отредактировать приказ о направлению в командировку:
    • В списке личных карточек выделите сотрудника;

    • Зайдите в меню Кадры/Кадровые документы сотрудника;

    • Выберите нужный приказ, затем нажмите Кадровые документы/Редактировать;

    • Нажмите ОК;

    • Для того чтобы активировать поле, которое нужно отредактировать нажмите два раза по полю.

Подробнее о модуле кадровые документы здесь.



Имя файла: rachet_komandirovochnux.htm
Последние изменения: 01.10.2019
Информация в данной статье относится:
к расчету командировочных