Создание отчета 2 НДФЛ для сдачи в налоговую инспекцию

Создание отчета 2 НДФЛ для предоставления в налоговую инспекцию

22.04.2015 г.

ВНИМАНИЕ: С 2013 года вместо ОКАТО ставится код ОКТМО (8 или 11 знаков). В программе он заносится в меню Сервис / Собственная организация. Вкладка "Коды".
Код ОКТМО можно узнать в налоговой по месту регистрации предприятия либо по следующей ссылке.

Краткое содержание инструкции:
1. Создание отчета 2 НДФЛ.
2. Приложение 1 (условия подготовки отчета).
3. Приложение 2 (занесение перечисленного налога).

Перед созданием отчета 2-НДФЛ, в программе необходимо указать перечисленный налог. Как это сделать смотрите в Приложении 2.
Для получения файла со сведениями о налоге на доходы физических лиц и прилагаемых к нему, согласно требованиям ИФНС, документов выполните следующие операции:

Выберите пункт главного меню Отчеты / 2-НДФЛ в электронном виде

Заполните стандартные поля условий подготовки отчета. Ввод стандартных условий подготовки отчета рассмотрен в Приложении 1

Нажмите кнопку «Ok». Программа начнет обработку данных тех физических лиц, которые были выбраны для отчета

Сначала программа выдаст сообщение «Проверять карточки перед формированием отчета», нажмите «Да»
Если программа выдаст протокол ошибок, то исправьте их и заново сформируйте отчет
Если личных карточек с ошибками нет, то программа выдаст сообщение «Проверка прошла успешно»
После успешной проверки программа выведет на экран «Реестр сведений о доходах физических лиц» за отчетный год. Структура реестра соответствует требованиям налоговых органов. Напечатайте реестр

Нажмите кнопку «Выход». Программа предложит записать сформированный файл. По умолчанию, запись файла производится на дискету (диск a:\). Если запись на дискету вас не устраивает, нажмите кнопку «Изменить путь записи» и выбирите диск, на который хотите произвести запись файла

Нажмите кнопку «Записать». Программа сообщит об успешной записи файла

Приложение 1
Условия подготовки отчета

Для формирования отчета необходимо выбрать условия его подготовки.

Стандартные условия подготовки отчета (Рис. 1):

Панель Выбор лиц предназначена для ограничения списка лиц, на которых будет составлен отчет:
- Первая позиция Только отмеченных выбирает из списка лиц, отмеченных жирным шрифтом
- Напоминаем, что отметить физических лиц в списке можно клавишей Insert
- Позиция выбора одного сотрудника из списка при нажатии на стрелку в окошке открывает весь список физических лиц. Отметка курсором нужной для отчета Личной карточки подставляет фамилию в окно выбора, отчет будет сформирован только для сотрудника с выбранной фамилией
- Позиция Отдел № позволит выбирать из списка работников только одного отдела
- Позиция Всех соберет в отчете всех лиц, занесенных в список независимо от любых отметок
Выбранное в панели условие помечается точкой в одной из четырех возможных позиций. Для переназначения условия кликните левой клавишей на другом условии. Точка должна переместиться на новую позицию.

Рис. 1. Экранная форма выбора условий подготовки отчета
Панель Дата составления автоматически заполняется текущей датой, считанной с системных часов компьютера. Если текущая дата вас не устраивает, смените ее вводом с клавиатуры или пользуясь прикрепленным календарем

Панель Нумерация справок в реестре:

Вновь, начиная с: определяет, с какого номера будет начинаться в реестре список физических лиц, входящих в отчет
По справочнику номеров справок 2-НДФЛ: нумерует сотрудников в реестре согласно номеру справки (используется, в основном, при создании корректирующих сведений) в справочнике, который предварительно заполняется через пункт главного меню Сервис/Справочники/Справочник номеров справок 2-НДФЛ)

Панель Идентификационный номер файла Регламентированные отчеты нумеруются с начала года. Номер указывается с клавиатуры или с помощью стрелок счетчика справа от окошка ввода

Признак удержания НДФЛ

«Полностью удержан налог (признак 1) – п.2 ст. 230 НК». Означает, что у сотрудников исчисленный налог полностью удержан
«Невозможность удержать налог (признак 2) – п.5 ст. 266 НК». Означает, что у сотрудников налог не удержан

Приложение 2
Занесение перечисленного налога

Для указания перечисленного налога в программе «Арча» нужно выбрать одну из настроек в пункте меню Сервис / Настройки на вкладке «для НДФЛ». Настройка «Отражение перечисленного НДФЛ» позволяет выбрать следующие варианты занесения перечисленного налога:

«Из документов о налоговых платежах (рекомендуется)» . Выбрав этот пункт, заполните налоговые платежи. Платеж должен быть занесен в программу того года, за который он был сделан. Например:
- если платеж был в 2014 году за 2013 год, то платеж нужно занести в программу 2013 года;
- если платеж был в 2015 году за 2014 год, то платеж нужно занести в программу 2014 года;
- если платеж был в 2014 году за 2013 и 2014 года, то нужно часть платежа занести в 2013 год, а другую часть в 2014
Преимущества:
- все платежи отразятся в налоговом регистре.
Инструкция по занесению перечисленного НДФЛ через налоговые платежи.
«Указать одной итоговой суммой каждому сразу за год». При выборе этого пункта, перечисленный налог указывается каждому сотруднику за год. Для этого:
- Выберите в списке сотрудника
- Зайдите в пункт меню Суммы - Занесение сумм персонально
- Перейдите на вкладку «Итог». Колонка «Перечисленно» доступна для редактирования. В ней укажите сумму перечисленного налога по этому сотруднику за весь год.
Преимущества:
- годовую сумму перечисленного налога можно указать каждому сотруднику, которую хотите.
Недостатки:
- перечисленный налог не отразится в налоговом регистре;
- налог заносится каждому сотруднику за год.
При выборе пункта «Совпадает всегда перечисленный с удержанным», программа автоматически поставит перечисленный налог равным удержанному.

Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога в программе «Арча» можно посмотреть в пункте меню Отчеты / Вспомогательный отчет по НДФЛ.

Инструкция по созданию отчета 2 НДФЛ для предприятий, у которых есть подразделения.